Esistono diverse modalità per rappresentare le attività da svolgere durante un progetto, a seconda del pubblico a cui ci si rivolge. Il più noto è sicuramente il Diagramma di Gantt, utilizzato per pianificare un insieme di attività all’interno di un periodo considerato.Questo strumento fondamentale per il Project Management deve il suo nome a Henry Lawrence Gantt, che lo ideò nel 1917. Il suo lavoro, insieme a quello di Taylor ed a quello di altri grandi pensatori, ha contribuito a rendere la gestione dei progetti una disciplina, poi rivelatasi fondamentale all’interno di qualsiasi azienda. Il punto di forza di questa rappresentazione grafica è che permette di visualizzare in modo semplice ed immediato tutte le attività da svolgere congiuntamente nell’arco di tempo interessato.

Procedura per la realizzazione

La procedura di realizzazione del diagramma di Gantt può essere schematizzata in quattro fasi.

1. Analizzare la Work Breakdown Structure

Il primo passo per realizzarlo è analizzare la WBS (Work Breakdown Structure) per individuare tutte le attività che costituiscono il progetto. La WBS è una scomposizione gerarchica di un progetto secondo un approccio top-down.Secondo il Project Management Institute (PMI) vale la regola del 100%, secondo la quale: ” La WBS deve includere il 100% del lavoro definito dal progetto e includere tutto il necessario – interno, esterno e appaltato – alla realizzazione del progetto, inclusa la gestione del progetto stesso.”Molto spesso infatti i progetti sono composti da migliaia di attività, per cui questa rappresentazione schematica è fondamentale per essere sicuri di non aver tralasciato niente.

2. Stabilire la durata di ciascuna attività ed associare le risorse che la realizzano

Una volta individuate tutte le attività che compongono un progetto, bisogna calcolarne la durata effettiva stimata e definire quindi le risorse che svolgeranno ciascuna di esse, ed il materiale richiesto. Questo permette di conseguenza di avere un’idea del costo totale del progetto.Questa fase è fondamentale anche perchè permette di distribuire in modo più omogeneo e calibrato possibile il carico di lavoro tra tutte le risorse a disposizione. 

3. Stabilire la sequenza tra un’attività e l’altra

Nel diagramma di Gantt sono contenute poi una serie di informazioni correlate, fondamentali per il Project Manager che deve portare a termine un progetto, come:
  • Il costo associato a ciascuna attività
  • vincoli di precedenza tra un’attività e l’altra
  • se si lavora a tempo pieno o part-time
Normalmente viene associato al Diagramma di Gantt un altro strumento fondamentale, detto CPM (Critical Path Metod). Questo permette di determinare la durata minima e quella massima per portare a termine tutte le attività che costituiscono un progetto, individuando le attività critiche che lo caratterizzano, ovvero quelle che impattano maggiormente nelle tempistiche.

4. Realizzare il diagramma

Infine, dopo aver definito la sequenza tra un’attività e l’altra, è possibile passare alla realizzazione vera e propria del diagramma.La struttura del Diagramma di Gantt è associabile a quella di un diagramma cartesiano, nel quale nell’asse delle ascisse è disposta la scala temporale che va dall’inizio alla fine del progetto e nell’asse delle ordinate le attività da svolgere per portare a termine il progetto.Il tempo necessario per svolgere un compito è rappresentato visivamente sul diagramma con una barra colorata che va dalla data di inizio alla data di fine dell’attività. In questo modo è molto semplice visualizzare i compiti da svolgere, quando iniziare a svolgerli e le scadenze.

Monitoraggio e revisione dell’andamento del progetto

A partire dalle fasi del Project Management, si intuisce che il Diagramma di Gantt deve essere continuamente analizzato e revisionato.I moderni software utilizzati nel campo del Project Management permettono infatti di inserire lo stato di avanzamento dei lavori indicando la percentuale precisa della parte già svolta in modo da visualizzare in modo immediato il carico di lavoro rimanente per terminare l’attività considerata.Durante la fase di realizzazione del Diagramma di Gantt è possibile inoltre evidenziare dei “traguardi intermedi” durante lo svolgimento del progetto, che prendono il nome di “Milestones“. Questi vengono indicati soprattutto nel caso di progetti molto complessi e lunghi, poichè permettono di verificare l’andamento e se si stanno rispettando le scadenze.Testo e grafica a cura di Cinzia Giachelle