Vi sarà sicuramente capitato di partecipare a qualche evento, mentre con buona probabilità non a tutti sarà capitato di organizzarne uno. Chi entra in una Junior Enterprise sa che prima o poi dovrà fare parte di un qualsiasi “team eventi”, ad esempio per organizzare il giorno di open day per le matricole all’Università od una conferenza con ospiti ed aziende

Gli eventi che sicuramente destano più interesse nel nostro Network sono i meeting annuali, che sono un vero e proprio momento di incontro per tutti i Junior Entrepreneurs italiani. Come la Nutella sopra il pane, i meeting nazionali si fondono in una congiunzione perfetta composta da momenti di svago e momenti professionalizzanti. Le aziende costituiscono la solida base di carboidrati che dà sostegno a noi JEurs, con workshop e speach che arricchiscono il nostro bagaglio culturale, mentre la dolce crema di nocciole sono i momenti di public relation, spesso svolti in deliziose location.

«Buono il panino con la Nutella» penserete voi, ma il problema è che adesso siamo a dieta. Eh già, il COVID-19 ci ha privato anche di questi piccoli piaceri, ma a differenza di un dietologo che prova a rimetterci in forma, questo virus non ha mai avuto buone intenzioni. Nonostante le difficoltà siamo comunque riusciti ad innovarci, inventando nuovi modi di fare non solo per tutto ciò che facevamo prima ma anche di più. 

Ma quindi, di che meeting stiamo parlano? E soprattutto, cosa significa organizzare un meeting nel network delle Junior Enterprise e nel bel mezzo di una pandemia globale? Lo abbiamo chiesto a Gloria Lo Bue, Project Manager del JE Italy October Meeting 2020 organizzato da JECatt – Junior Enterprise dell’Università Cattolica di Milano

JEst: Com’è stato organizzare il JEIOM 2020? Ci racconti i momenti quali sono state le soddisfazioni più grandi di quest’esperienza?

Gloria: La prima sfida è stata decidere se proporlo fisico o telematico e subito a seguire ci sono state una serie di complicanze, come la coordinazione di un team quando non ci si poteva trovare fisicamente per organizzarlo. La soddisfazione più grande è invece stata proprio l’essere riusciti ad organizzare l’evento fisico ed aver creato coesione nel team di progetto.

J: Quali team interni a JECatt avete creato per organizzare l’evento?

G: Nel team di progetto c’erano 6 sotto-team: sales (che si sono occupati della ricerca partner  sponsor), logistica (che hanno gestito hotel di pernottamento, location ed ospiti), budgeting (una sorta di area finance), IT (che ha gestito l’iter di iscrizioni), HR (che come un customer service ha gestito le comunicazioni e risposte via email), comunicazione (che si sono occupati dei gadget per l’evento e del piano editoriale sui social) ed infine legale (che si sono occupati della stesura contratti e gestione privacy).

J: Come avete trovato e gestito i partner dell’evento?

G: Abbiamo prima effettuato uno screening di aziende possibili su internet, inerenti alla tematica dell’evento, e abbiamo sfruttato LinkedIn per contatti diretti. Il problema principale riscontrato è stato che poche aziende fossero interessate ad avere i soli CV dei partecipanti in cambio della loro partecipazione, visto che si possono facilmente reperire su LinkedIn. Poi di certo la ricerca sponsor ad Agosto non ha aiutato, per fortuna anche JE Italy ci ha dato una mano con la ricerca partner.

J: Come avete gestito i coffee break e i pasti?

G: Gestire i pasti rispettando le norme anti-Covid non è stato certamente semplice: avevamo 120 partecipanti che abbiamo fatto accomodare in 2 stanze separate e, mantenendo i partecipanti distanziati e con le mascherine, è stato possibile gestire i coffee break. I pasti invece sono stati serviti nella sala ristorante che era molto spaziosa ed adeguatamente servita dai camerieri.

J: Come avreste gestito un eventuale lockdown?

G: Avremmo organizzato uno streaming con i partner in presenza in hotel, mentre i partecipanti si sarebbero collegati via internet, con un rimborso parziale (importo della stanza).

J: Cosa consiglieresti ai prossimi PM?

G: Essere coesi fin da subito, è importante riuscire a trasmettere la motivazione e l’importanza di quello che si sta facendo al team. A livello operativo, consiglio innanzitutto di cercare di essere il più organizzati possibile per avere un’ampia visione su tutto ciò che accade ed evitare gli imprevisti; essere concreti ed evitare conflitti interni vi aiuterà invece nella gestione delle persone. Ricordatevi che tutto il team lavora con un unico obiettivo, i membri che non hanno voglia di lavorare o che tirano indietro il gruppo non possono far parte del progetto. Un PM deve anche essere molto disponibile e comprensivo, durante tutti i mesi di progetto sono infatti necessari una buona dose di calma e sangue freddo!

Siamo certi che questa testimonianza possa essere utile ai prossimi Project Manager di eventi altrettanto grandi, chiudiamo con l’augurio di poter presto ritornare a mangiare la nostra fetta di pane con la nut…. ehm, di partecipare al prossimo evento del Network tutti insieme!

Articolo a cura di Sofia Frau e Alessandro Pretato

Questo articolo ti è piaciuto? Visita il nostro blog e scopri tutte le letture che potrebbero interessarti!

Sei passi verso la digital transformation

Non siamo i primi a testimoniarlo: gli eventi recenti e la crisi determinata dalla pandemia mondiale del Coronavirus hanno riportato alcune organizzazioni 50 anni indietro. Alcune realtà si sono trovate impreparate nel gestire un semplice ordine di acquisto o una pratica...

Digital Transformation come mezzo di cambiamento per le aziende

È la sera del 9 marzo e Giuseppe Conte annuncia agli italiani il nuovo decreto che prevederà il lockdown di tutta Italia dal giorno seguente.  Ma cosa succede quando il motore produttivo del Paese si ferma? In che modo le imprese hanno dovuto affrontare questo cambiamento?  Una...

Progetto MINOR: un’assaggio dell’università del futuro

“Minor è un'esperienza che mi ha dato molto in termini di apertura mentale e di arricchimento personale. Fin dal primo appuntamento la potenza e l’impatto di coloro che hanno fatto dell’innovazione una ragione di vita, mi ha lasciato profondamente segnato e mi ha permesso di...

Cosa vuol dire essere nell’Area Marketing&Communication di JEst?

L’area Marketing&Communication si occupa di promuovere l’immagine e le attività dell’associazione a 360 gradi, attraverso una comunicazione integrata tra canali fisici e digitali. Per quanto riguarda i canali fisici, ideiamo le grafiche e ci occupiamo della stampa di...

DIGITAL HUMANISM: l’uomo al centro del progresso tecnologico

Il Digital Humanism nasce dalla fusione di due tematiche particolarmente attuali all’interno della rivoluzione tecnologica che stiamo vivendo: la Digital Transformation e la centralità dell’uomo, intesa come insieme di competenze, emozioni, valori. Con la diffusione di nuove...

Organizzare una conferenza in piena crisi pandemica: l’esperienza di JECatt

Vi sarà sicuramente capitato di partecipare a qualche evento, mentre con buona probabilità non a tutti sarà capitato di organizzarne uno. Chi entra in una Junior Enterprise sa che prima o poi dovrà fare parte di un qualsiasi “team eventi”, ad esempio per organizzare il giorno...

Cosa vuol dire essere nell’Area Audit di JEst?

Audit deriva dal latino e significa “ascolto”. Nell’antica Roma gli auditor erano coloro che controllavano che il denaro pubblico fosse ben amministrato.  Attualmente noi dell’area Audit non abbiamo a che a fare con il denaro, ma allora cosa abbiamo in comune con i nostri...

Cosa bisogna sapere sull’Industria 4.0

Con questo articolo vogliamo raccontare in cosa consiste principalmente l’industria 4.0, su quali concetti si basa e quali miglioramenti si possano ottenere con la sua implementazione. Andremo quindi a definire le basi storiche su cui si fonda la Quarta Rivoluzione Industriale...

L’Intelligenza Artificiale ed i suoi risvolti giuridici

Tecnologia, Intelligenza Artificiale e le vostre responsabilità Può sembrare assurdo ma quanti di voi sarebbero disposti a rinunciare alla tecnologia?  Domandatevelo!  “Rinuncereste agli optional della vostra auto? Al navigatore, ad Apple car, alla base di ricarica wireless?...

L’intelligenza artificiale nelle sfide del nostro tempo

Si sente sempre più spesso parlare di intelligenza artificiale. Viene nominata nei telegiornali, nei talk show e anche i meno tecnologici di noi si sono ormai abituati ad incontrare questi termini nella loro quotidianità. Ma sappiamo davvero di cosa stiamo parlando? Nella...

Internet of Things: benefici e problemi

L'internet degli oggettiL’Internet of Things (IoT, in italiano “Internet delle cose”) nel suo senso più ampio comprende qualsiasi oggetto sia collegato ad internet. Recentemente, però, sta iniziando ad essere associato ad oggetti in grado di comunicare tra loro, collezionando...

Cosa vuol dire essere nell’Area Legal di JEst?

L’area legal è la sezione legale dell’associazione, costituita da un gruppo di studenti motivati e competenti che ne curano ogni aspetto giuridico.  L’attività di JEst ci consente di mettere in pratica lo studio universitario e individuale affrontando gli aspetti più pratici...

Come costruire un diagramma di Gantt in 4 mosse

Esistono diverse modalità per rappresentare le attività da svolgere durante un progetto, a seconda del pubblico a cui ci si rivolge. Il più noto è sicuramente il Diagramma di Gantt, utilizzato per pianificare un insieme di attività...

Cos’è il Risk Management?

Il Risk Management è con noi ogni giorno. Già dal mattino quando decidiamo che vestiti indossare per uscire di casa e “rischiamo” di indossare un abbigliamento non adeguato alle condizioni meteo e/o alle persone che incontreremo. Ma cos'è il Risk...

Il ciclo di vita di un progetto in cinque fasi

Come abbiamo visto nelle precedenti lezioni, il Project Management ha un ruolo strategico in qualsiasi tipologia di azienda. Il successo e l'attitudine a rinnovarsi di un'impresa sono infatti sempre più connessi alla sua capacità di...

Il Project Management attraverso i secoli

Il termine Project Management, così come lo intendiamo noi oggi, si è diffuso a partire dal 1942, quando Oppenheimer fu incaricato di gestire il “Progetto Manhattan”. Nonostante il termine sia quindi relativamente recente, il ruolo del Project...